Задачи и функции отдела делопроизводства и материально-технического обеспечения

 

ЗАДАЧИ

  • обеспечение структурных подразделений Главного управления компьютерным оборудованием, копировально-множительной техникой и расходными материалами к ним, мебелью, канцелярскими принадлежностями, хозяйственным инвентарем  и иными необходимыми для обеспечения деятельности товарами (работами, услугами) в пределах выделяемых средств;
  • организация проведения соответствующих процедур государственных закупок товаров (работ, услуг), в том числе                             в строительстве;
  • организация подготовки и принятие участия в подготовке проектов и заключении хозяйственных и иных договоров;
  • осуществление контроля за своевременностью и полнотой исполнения обязательств по заключенным Главным управлением договорам;
  • создание надлежащих условий труда сотрудникам Главного управления, организация работ, связанных с поддержанием занимаемых Главным управлением помещений в соответствии с санитарно-гигиеническими нормами и правилами, проведением текущего ремонта помещений Главного управления в пределах выделенных средств;
  • поддержание в технически исправном состоянии систем связи, автотранспорта;
  • обеспечение организации делопроизводства в соответствии        с нормативными правовыми актами и государственными стандартами; ведение архивной работы, электронного документооборота;
  • осуществление контроля за своевременным исполнением документов, обеспечение учета, отбора и сохранности документов, образующихся в деятельности Главного управления;
  • обеспечение приема, регистрации, учета, хранения, доставки поступающей и рассылки отправляемой корреспонденции,организация передачи поступающей корреспонденции исполнителям;
  • осуществление передачи (приема) информации по каналам электронной почты (Microsoft Exchange Server; Mailgov; Интернет, почтовый сервер МГИК);
  • осуществление передачи информации по административным правонарушениям в ГУВД г. Минска;
  • организация делопроизводства, связанного с рассмотрением обращений граждан и юридических лиц в соответствии                                       с законодательством;
  • осуществление ведения и хранения книги замечаний                           и предложений Главного управления;
  • осуществление ксерокопирования документов Главного управления на копировально-множительной технике.

 

ФУНКЦИИ

  • обеспечивать структурные подразделения Главного управления компьютерным оборудованием, копировально-множительной техникой и расходными материалами к ним, мебелью, канцелярскими принадлежностями, хозяйственным инвентарем иными необходимыми для обеспечения деятельности товарами (работами, услугами) в пределах выделяемых средств;
  • проводить соответствующие процедуры государственных закупок товаров (работ, услуг), в том числе и в строительстве;
  • подготавливать и принимать участие в подготовке проектов и заключении хозяйственных и иных договоров;
  • контролировать своевременность и полноту исполнения обязательств по заключенным Главным управлением договорам;
  • осуществлять контроль за проведением мероприятий по сокращению потребления тепловой и электрической энергии, проведению капитального и текущего ремонтов помещений;  
  • обеспечивать в пределах своей компетенции соблюдение норм и правил техники безопасности, противопожарных мероприятий в служебных помещениях;
  • создавать надлежащие условия труда сотрудникам Главного управления, организовывать выполнение работ, связанных с поддержанием занимаемых Главным управлением помещений в соответствии с санитарно-гигиеническими нормами и правилами, проведением текущего ремонта помещений в пределах выделенных средств;
  • осуществлять надзор за проведением ремонтных работ в помещениях Главного управления, проверку сметной документации, принимать участие в составлении и подписании актов выполненных работ по договорам, заключаемым Главным управлением;
  • поддерживать в технически исправном состоянии системы связи, транспортного обеспечения, осуществлять учет и диспетчеризацию работы транспортных средств, принадлежащих Главному управлению;
  • обеспечивать организацию делопроизводства в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами, ведение электронного документооборота;
  • обеспечивать прием, регистрацию, учет, хранение, доставку поступающей и рассылку отправляемой корреспонденции,организовывать передачу поступающей корреспонденции исполнителям;
  • осуществлять:
    • передачу информации по административным правонарушениям в ГУВД г. Минска
    • передачу (прием) информации по каналам электронной почты (Microsoft Exchange Server; Mailgov; Интернет, почтовый сервер МГИК);
  • организовывать делопроизводство, связанное с рассмотрением обращений граждан и юридических лиц в соответствии с законодательством;
  • осуществлять ведение и хранение книги замечаний и предложений Главного управления;
  • осуществлять контроль за своевременным исполнением документов, обеспечивать учет, отбор и сохранность документов, образующихся в деятельности Главного управления;
  • осуществлять подготовку документов к передаче на хранение в государственный архив и организацию работы архива Главного управления;
  • осуществлять свою деятельность во взаимодействии с другими структурными подразделениями Главного управления;
  • осуществлять техническое и организационное обеспечение работы руководства Главного управления;
  • осуществлять ксерокопирование документов Главного управления на копировально-множительной технике;
  • подготавливать и вносить в установленном порядке на рассмотрение коллегии Главного управления материалы по вопросам, входящим в компетенцию отдела;
  • в установленном порядке рассматривать обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц по вопросам, входящим в компетенцию отдела;
  • исполнять иные обязанности в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь.
220034, Минск, ул. Захарова, 31
Эл. почта: minskgor@belstat.gov.by