Задачи и функции службы делопроизводства и материально-технического обеспечения

 

ЗАДАЧИ


  • организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в Главном управлении;

  •  контроль за соблюдением установленных правил работы с документами;

  • обеспечение в течение установленных сроков накопления, хранения, учета и использования образующихся в деятельности Главного управления документов и дел;

  • организация деятельности архива;

  • методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства;

  • внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами;

  • материально-техническое, транспортное обеспечение и хозяйственное обслуживание деятельности Главного управления;

  • организация и проведение соответствующих процедур государственных закупок товаров (работ, услуг), переговоров при строительстве для обеспечения деятельности Главного управления;

  • осуществление контроля за своевременностью и полнотой исполнения обязательств по заключенным Главным управлением хозяйственным договорам;

  • обеспечение экономного и рационального расходования выделенных бюджетных средств и материальных ресурсов.


ФУНКЦИИ


  • организовывать ведение архивного дела и делопроизводства, электронного документооборота в Главном управлении в соответствии с требованиями законодательства, локальными нормативными правовыми актами Белстата, Главного управления и указаниями учреждения «Государственный архив Минской области», совершенствовать систему документационного обеспечения управления;

  • осуществлять контроль и анализ соблюдения в структурных подразделениях установленных правил работы с документами, требований по формированию и оформлению дел, законодательства об обращениях граждан и юридических лиц, об административных процедурах;

  • осуществлять организацию и ведение делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц, ведение и хранение книги замечаний и предложений, ведение делопроизводства по документам, содержащим информацию ограниченного распространения;

  • организовывать в Главном управлении личный прием граждан, их представителей, представителей юридических лиц, оказывать содействие в проведении «прямых телефонных линий»;

  • осуществлять прием, регистрацию, обработку, хранение, доставку поступающей и рассылку (экспедирование) отправляемой корреспонденции, передачу (прием) информации по каналам электронной почты, контроль исполнения документов и поручений;

  • осуществлять контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь;

  • принимать участие и оказывать методическую помощь в составлении номенклатур дел структурных подразделений, составлять сводную номенклатуру дел Главного управления на основе номенклатур дел структурных подразделений и профессионального союза, обеспечивать ее согласование и утверждение;

  • выдавать выписки из сводной номенклатуры дел в структурные подразделения и профессиональный союз;

  • составлять по окончании делопроизводственного года в конце сводной номенклатуры дел итоговую запись о категориях и количестве заведенных дел;

  • комплектовать архив документами постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу;

  • составлять и представлять на утверждение начальнику Главного управления графики приема дел в архив;

  • принимать в архив по описям дел структурных подразделений и профессионального союза через год после их завершения делопроизводством дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу;

  • составлять годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, Главного управления, обеспечивать их представление на согласование и утверждение;

  • составлять акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, образовавшихся в процессе деятельности Главного управления, сроки хранения которых истекли, обеспечивать их представление на согласование и утверждение;

  • оказывать методическую помощь структурным подразделениям при проведении экспертизы ценности документов при их отборе на хранение и уничтожение;

  • обеспечивать проведение экспертизы ценности документов и дел в архиве при отборе и подготовке дел для передачи на постоянное хранение в учреждение «Государственный архив Минской области», при выделении к уничтожению документов и дел временного (до 10 лет) хранения, сроки хранения которых истекли;

  • подготавливать и передавать документы Главного управления на постоянное хранение в учреждение «Государственный архив Минской области», составлять акты приема-передачи документов и дел на постоянное хранение и представлять их на утверждение начальнику Главного управления;

  • обеспечивать учет и сохранность принятых в архив документов Главного управления, контролировать условия их хранения;

  • осуществлять классификацию по архивным фондам принятых в архив документов и дел;

  • создавать, пополнять и совершенствовать научно-справочный аппарат к документам, хранящимся в архиве;

  • проводить проверки наличия и состояния дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу;

  • осуществлять использование документов, хранящихся в архиве, выдавать в установленном порядке копии архивных документов, архивные выписки и архивные справки по запросам и обращениям организаций и граждан;

  • выдавать в установленном порядке дела из архива во временное пользование структурным подразделениям и сторонним организациям, вести учет и анализ использования документов;

  • обеспечивать сохранность информации, распространение и (или) представление которой ограничено, конфиденциальность первичных статистических данных;

  • внедрять и применять современные информационные технологии в работе с документами, обеспечивать в пределах своей компетенции функционирование информационных систем, используемых в органах государственной статистики;

  • организовывать прием-передачу дел при смене начальника Главного управления, архивариуса службы и иных работников в случаях, установленных законодательством;

  • обеспечивать методическое руководство работой с документами и обучение работников Главного управления основам делопроизводства и архивного дела;

  • разрабатывать совместно с заинтересованными структурными подразделениями годовой план государственных закупок товаров (работ, услуг) в соответствии с выделенным финансированием, изменения и дополнения к нему, определять ориентировочную стоимость государственной закупки по результатам исследования конъюнктуры рынка;

  • определять вид процедуры государственной закупки товаров (работ, услуг) и вносить предложения по срокам проведения процедур государственных закупок, переговоров при строительстве;

  • организовывать и проводить государственные закупки товаров (работ, услуг) из одного источника;

  • осуществлять подготовку совместно с заинтересованными структурными подразделениями документов для организации проведения открытых конкурсов, электронных аукционов, запроса ценовых предложений, переговоров при строительстве;

  • размещать на электронной торговой площадке и официальном сайте в глобальной компьютерной сети Интернет, созданном для размещения на нем информации о государственных закупках и актов законодательства о государственных закупках, (далее – официальный сайт) годовой план государственных закупок, изменения и дополнения к нему, приглашения к участию в процедурах государственных закупок, документы, представляемые участниками для подготовки предложений, ответы на запросы участников о разъяснении документов, запросы о разъяснении предложений участников (при направлении таких запросов комиссией), протоколы заседания комиссии, сведения о результатах процедур государственных закупок, сведения о договорах, а также об изменениях и дополнениях к ним, результатах их исполнения, иную информацию о государственных закупках и документы в порядке и сроки, установленные законодательством о государственных закупках;

  • осуществлять постоянный мониторинг официального сайта, электронной торговой площадки в период подготовки и подачи предложений, обеспечивать направление ответов на запросы участников
    о разъяснении документов в установленный законодательством о государственных закупках срок, предоставлять комиссии доступ к предложениям участников по истечении срока для подготовки и подачи предложений;

  • составлять справки о процедурах государственной закупки, формировать и вести дела по процедурам государственных закупок;

  • обеспечивать заключение договоров на государственную закупку, внесение в них изменений и дополнений, осуществлять контроль за исполнением обязательств по ним;

  • осуществлять материально-техническое обеспечение Главного управления (компьютерным оборудованием, копировально-множительной техникой и расходными материалами к ней, мебелью, канцелярскими принадлежностями, хозяйственным инвентарем) в соответствии с годовым планом государственных закупок в пределах выделенных бюджетных средств;

  • обеспечивать хозяйственное обслуживание помещений, занимаемых Главным управлением, содержание их в надлежащем состоянии в соответствии с нормами обслуживания и периодичностью выполнения основных работ;

  • обеспечивать в пределах своей компетенции соблюдение норм и правил техники безопасности, противопожарных мероприятий в помещениях, занимаемых Главным управлением;

  • организовывать транспортное обеспечение деятельности Главного управления;

  • поддерживать в технически исправном состоянии транспортные средства Главного управления, обеспечивать проведение их технических осмотров, осуществлять учет и диспетчеризацию работы транспортных средств, контроль расхода топлива;

  • осуществлять техническое и организационное обеспечение работы руководства Главного управления;

  • обеспечивать экономное и рациональное расходование выделенных бюджетных ассигнований, рациональное расходование материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей;

  • оформлять необходимые документы для учета расходования и движения товарно-материальных ценностей, осуществлять контроль за сохранностью мебели, хозяйственного инвентаря, принимать меры по их восстановлению и ремонту;

  • обеспечивать выполнение требований законодательства по обращению с отходами производства и потребления;

  • осуществлять подготовку проектов приказов и других документов по вопросам, связанным с деятельностью службы;

  • подготавливать и вносить в установленном порядке на рассмотрение коллегии Главного управления материалы по вопросам, входящим в компетенцию службы;

  • исполнять иные обязанности в соответствии с законодательством.




Версия для печати
220034, Минск, ул. Захарова, 31
Эл. почта: minskgor@belstat.gov.by